Verotarkastukseen valmistautuminen
Artikkeli on julkaistu myös AlmaTalentin Juridiikan ajankohtaiset -palvelussa.
Yritys tai yksityishenkilö voi saavuttaa merkittävää taloudellista ja ajallista säästöä, kun se valmistautuu ja toimii alkavassa verotarkastuksessa oikein ja proaktiivisesti. Ajoissa aloitettu huolellinen valmistautuminen vähentää tarkastuksen aikaista ja ennen kaikkea sen jälkeistä työmäärää. Verotarkastuksen aikana on myös syytä toimia ennalta sovitun toimintamallin mukaisesti. Tämä helpottaa viranomaisten selvitystyötä ja ennen kaikkea vähentää väärinkäsityksiä ja vääriä tulkintoja. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten verotarkastukseen voi varautua, ja miten tarkastuksen aikana on hyvä toimia. Ihanteellisessa tapauksessa verotarkastus on tervetullut viranomaistoimenpide, jota oikein hyödyntämällä voi jopa säästää tulevissa verokustannuksissa.
Verotarkastuksen tarkoitus
Suomessa suoritetaan vuosittain satoja verotarkastuksia. Tarkastusten kohteena ovat pääasiassa osakeyhtiöt, mutta myös yksityishenkilöille voidaan suorittaa henkilökohtainen verotarkastus. Nämä liittyvät usein kryptovaluutoilla tehtyihin transaktioihin, sosiaalisessa mediassa toimimisesta saatuihin tuloihin tai veroilmoituksella vaadittuihin matkakuluvähennyksiin.
Verotarkastus tehdään verovelvollisen omien veroasioiden selvittämistä varten. Tarkastuksessa selvitetään, onko Verohallinnolle annettu oikeat ja riittävät tiedot lainmukaisen verotuksen toimittamiseksi ja maksuvelvollisuuden täyttämiseksi.
Verotarkastuksen alkaminen
Ennen verotarkastusta verotarkastaja tutustuu tietoihin, joita Verohallinnolla on verovelvollisesta jo valmiiksi käytössään tai jotka ovat muutoin verotarkastajien saatavissa. Tämän jälkeen verotarkastuksen alkamisesta ilmoitetaan verovelvolliselle, yleensä joko puhelimitse tai sähköpostitse, ellei ilmoittamatta jättämiselle ole erityistä syytä. Tässä yhteydessä verotarkastaja haluaa yleensä sopia tarkastuksen aloittamisajankohdan, tarkastuspaikan, sen miten tarkastettava aineisto toimitetaan jne.
Ensimmäisen yhteydenoton aikana on hyvä ottaa vastaan tarkastuksen alkamisen tieto sekä em. sovittavat asiat. Ensimmäisen yhteydenoton aikana ei ole kuitenkaan suositeltavaa vielä sopia jatkosta muuta, kuin että verovelvollinen palaa asiaan selvitettyään omia aikataulujaan. Tämä on tärkeää, koska jo tässä ensimmäisessä vaiheessa on hyvä kääntyä veroasiantuntijan puoleen. Neuvo koskee sekä yhteisöjä että luonnollisia henkilöitä. Moni verotarkastus on lähtenyt ns. väärille raiteille heti tarkastuksen alusta lähtien pelkästään siksi, että tarkastuksen kohteena oleva henkilö tai yhtiö edustajineen ei tunne verotarkastusprosessia, ja toimii esimerkiksi löytämiensä kirjallisten ohjeiden ja verotarkastajien antamien kehotusten mukaisesti. Tämä voi pahimmillaan johtaa siihen, että tarkastuksen aikana muodostuneiden väärinkäsitysten ja virheellisten tulkintojen korjaaminen jälkikäteen on huomattavan paljon työläämpää ja kalliimpaa, kuin tarkastuksen aloittaminen yhdessä kokeneen asiantuntijan kanssa. Tämä koskee myös niitä tilanteita, joissa verotarkastus on esimerkiksi tuttu prosessi aikaisemmilta vuosilta. Jokainen verotarkastus on omanlaisensa ja sen eteneminen riippuu hyvin paljon myös tarkastuksen suorittavista veroviranomaisista.
Veroasiantuntijan mukanaolo
Veroasiantuntija pystyy selvittämään yhdessä verovelvollisen kanssa ennen varsinaisen verotarkastuksen alkamista mahdollisia perusteita tarkastukselle. Tämä on tärkeää, jotta verovelvollinen pystyy pitämään tarkastuksen aikana ohjakset omissa käsissään, eikä ajaudu veroviranomaisten vietäväksi. Sinänsä verotarkastuksesta ei voi kieltäytyä, eikä sitä ole syytä pelätä. Suomalaiset verotarkastajat ovat verotuksen ammattilaisia ja samalla myös inhimillisiä ihmisiä. Verotarkastuksen aikainen yhteistyö heidän kanssaan tuo parhaan lopputuleman. Tämä edellyttää kuitenkin sitä, että verovelvollinen tietää omat oikeutensa ja osaa niitä tarvittaessa kohteliaasti pyytää huomioimaan.
Verotarkastuksen aikainen toiminta
Verotarkastuksen alettua on syytä sopia henkilö, joka toimii tarkastuskohteena olevan yhtiön ja verotarkastajien yhteyshenkilönä. Tämä on usein yhtiön veromanageri tai talous- tai toimitusjohtaja. Joissakin tapauksissa ulkopuolinen veroasiantuntija. Vastuuhenkilö osallistuu kaikkiin tarkastusta koskeviin tapaamisiin, ottaa vastaan materiaalipyynnöt ja koordinoi vastausten antamisen.
Vastuuhenkilö sopii myös alkukeskustelusta. Tämä on yksi tarkastuksen tärkeimmistä vaiheista yhdessä asiantuntijan kontaktoimisen kanssa. Alkukeskustelussa selvitetään verotarkastuksen tavoitteet ja kulku sekä annetaan kuvaus verovelvollisen liiketoiminnasta ja mahdollisista erityispiirteistä. Verovelvollisen on syytä panostaa alkukeskusteluun esimerkiksi valmistamalla power point -esitys toiminnastaan, omistussuhteistaan jne. Alkukeskustelun tärkeyttä ei voi liiaksi korostaa. Sen aikana verotarkastajat muodostavat vahvan käsityksen verovelvollisen toiminnasta. Mikäli jokin olennainen asia jää kertomatta tai jostain asiasta muodostuu väärä kuva, sitä on vaikea myöhemmin korjata.
Alkukeskustelussa sovitaan myös tarkastuksen käytännön järjestelyistä kuten aikataulusta ja mahdollisten työtilojen käytöstä. Monesti verotarkastukset suoritetaan sähköisesti käymättä yrityksen tiloissa, mutta vierailut esim. tuotantolaitoksilla ovat omiaan antamaan oikeaa kuvaa verovelvollisen toiminnasta.
Aineiston tarkastaminen, loppukeskustelu ja verotarkastuskertomus
Alkukeskustelun jälkeen verotarkastajat tarkastavat verovelvollisen toiminnan siinä laajuudessa, kun alkukeskustelussa on tuotu esiin. Tarkoituksena on selvittää verotukseen vaikuttavia asioita mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Koska tarkastajat eivät voi tutkia kaikkia asioita, verovelvollisen kannalta on tärkeää, että tarkastajat saavat oikeat ja riittävät tiedot pyytämistään asioista. Verovelvollisen kannalta ei ole suotavaa, että verotarkastajille jää tulkinnanvaraa. Tässäkin vaiheessa muodostuvien väärinkäsitysten korjaaminen myöhemmin on vaikeampaa kuin saada asiat oikein ymmärretyiksi tarkastuksen aikana.
Tarkastuksen jälkeen pidetään loppukeskustelu tarkastushavainnoista. Lisäksi verovelvollinen saa verotarkastuskertomuksen kommentoitavakseen. Parhaassa tapauksessa se ei sisällä väärinkäsityksestä johtuvia virheitä, mutta mikäli virheitä ilmenee, verovelvollisella on vielä mahdollisuus kommentoida havaintoja. Tässä vaiheessa enää harvoin väärinkäsityksiin liittyvät kommentoinnit johtavat kertomuksen muuttamiseen.
Verotarkastuskertomus on pohjana mahdolliselle verotuksen jälkikäteiselle muuttamiselle, johon voidaan myös hakea myöhemmin muutosta. Yksityishenkilöiden osalta verotuksen jälkikäteinen muuttaminen voi johtaa verotarkastusprosessia seuraavaan rikosoikeudelliseen prosessiin, mikäli verovelvollista epäillään veropetoksesta tai törkeästä veropetoksesta. Tämäkin on syytä pitää mielessä tarkastuksen alusta lähtien.
Lopuksi
Parhaassa tapauksessa verotarkastus on tervetullut toimenpide, jonka avulla verovelvollinen voi varmistaa, että sen toiminta täyttää lain vaatimukset. Tarkastuksen yhteydessä on myös mahdollista pyytää ja saada veroviranomaisilta ohjeistusta verotukseen liittyvissä kysymyksissä.
Tärkeimmät asiat onnistuneeseen verotarkastusprosessin läpiviemiseen ovat asiantuntijan kontaktoiminen heti alkuvaiheessa sekä alkukeskusteluun panostaminen. Niihin satsaaminen maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin.
