Vinkkejä onnistuneeseen takaisinvetoon

Takaisinvetotilanne tulee vastaan yllättäen ja voi koskea mitä erilaisimpia tuotteita. Miten yrityksen pitää ja kannattaa toimia, kun tuote pitää yllättäen poistaa markkinoilta? Olemme koonneet avuksi ohjeita ja vinkkejä, jotka auttavat takaisinvedossa onnistumisessa.

Mistä takaisinvedossa on kyse?

Takaisinvedossa riskin tai vaaran aiheuttava tuote poistetaan markkinoilta ja loppukäyttäjille jo päätyneet tuotteet palautetaan.

Tuotteisiin liittyviä riskejä ja vaaroja on monenlaisia. Virheellisesti laukeava auton turvatyyny, tukehtumisvaaran aiheuttava lelu ja puutteellisin pakkausmerkinnöin varustettu elintarvike, joka sisältää allergisoivia ainesosia, ovat tavanomaisia esimerkkejä tilanteista, joissa takaisinveto on tehtävä. Tuotteen valmistajan tai muun toimitusketjuun kuuluvan toimijan, kuten maahantuojan tai jakelijan, on ryhdyttävä toimeen riskin tai vaaran aiheuttavien tuotteiden korjaamiseksi tai poistamiseksi markkinoilta palautusmenettelyn eli takaisinvedon avulla.

Avaintekijöitä onnistuneeseen takaisinvetoon ovat nopea reagointi ja tehokas tiedottaminen tuotteen hankkineille kuluttajille ja muille loppukäyttäjille, tuotteen jakelijoille sekä toimivaltaisille viranomaisille. Yritysten onkin syytä olla tietoisia takaisinvetoihin liittyvistä menettelyistä ja käytännön ohjeista.

Älä viivyttele

Havaittuaan markkinoille saatettujen tuotteiden aiheuttavan vaaraa on tuotteen valmistajan tai vaihtoehtoisesti muun tuotteen toimitusketjun toimijan syytä ryhtyä toimeen viivytyksettä. Mitä vähemmän viallisia tai puutteellisia tuotteita päätyy markkinoille, ja mitä lyhyemmän ajan tuotteet ovat olleet markkinoilla, sitä vähemmän vahinkoa ehtii aiheutua. Myös tuotteen hankkineiden kuluttajien ja muiden loppukäyttäjien tunnistaminen ja tavoittaminen voi olla yksinkertaisempaa, kun loppukäyttäjiä on vähemmän.

Sanotusta huolimatta on tavallista, että toimenpiteitä edellyttäviä vikoja tai puutteellisuuksia havaitaan vasta pitkänkin ajan kuluttua tuotteen valmistamisesta tai saattamisesta markkinoille. Tällöinkään takaisinvetoa koskevissa toimenpiteissä ei pidä viivytellä, sillä nopealla reagoinnilla on mahdollista rajoittaa myös vaarallisesta tai viallisesta tuotteesta sen valmistajalle tai toimitusketjun muille toimijoille aiheutuvaa mainehaittaa.

Arvioi riskin tai vaaran vakavuus

Vastuu tuotteen aiheuttaman riskin tai vaaran vakavuuden arvioinnista ja tarpeellisiin toimiin ryhtymisestä vahinkojen välttämiseksi on yleisesti paitsi tuotteen valmistajalla myös muilla toimitusketjun toimijoilla. Minkään toimijan ei kuitenkaan ole syytä olla ryhtymättä toimenpiteisiin siinä uskossa, että jokin muu taho toimitusketjussa huolehtii riskin tai vaaran vakavuuden arvioinnista ja sitä mahdollisesti seuraavasta takaisinvedosta. Toimitusketjun sisällä voidaan sopia siitä, minkä tahon on käytännöllisintä huolehtia takaisinvetotoimista. Tämä ei saa kuitenkaan viivästyttää takaisinvetoon ryhtymistä.

Riskin tai vaaran vakavuuden arvioinnissa on noudatettava varovaisuusperiaatetta, eli riskin tai vaaran vakavuus tulee arvioida pahimman mahdollisen vaihtoehdon perusteella. Siinä missä vähäisen riskin tai vaaran aiheuttava tuote ei välttämättä edellytä toimenpiteitä, on vakava riski tai vaara aina peruste selvittää tarkasti, mitä toimia yritykseltä kulloinkin edellytetään.

Ota yhteyttä toimivaltaiseen viranomaiseen

Vakavan riskin tai vaaran aiheuttavasta tuotteesta ja sitä koskevista toimenpiteistä on ilmoitettava viivytyksettä toimivaltaiselle viranomaiselle. Viranomaisten ohjeistus ja käytännöt takaisinvetoasioissa vaihtelevat jonkin verran viranomaisesta riippuen, mutta ilmoitus tehdään useimmiten täyttämällä viranomaisen laatima lomake ja toimittamalla se pyydetyllä tavalla viranomaiselle.

Toimivaltainen viranomainen määräytyy kulloinkin kyseessä olevan tuotteen mukaan. Elintarvikkeiden takaisinvedoissa viranomaisia, joille on välittömästi tehtävä ilmoitus takaisinvedon aloittamisesta, ovat kunnat ja Ruokavirasto. Turvallisuus- ja kemikaalivirasto (Tukes) on toimivaltainen viranomainen, kun vakava riski aiheutuu esimerkiksi yleisistä kulutustavaroista, leluista, sähkölaitteista tai koneista. Ajoneuvossa tai sen osassa havaitun vakavaa vaaraa aiheuttavan vian tai puutteellisuuden johdosta käynnistettävästä takaisinkutsukampanjasta tehdään ilmoitus Liikenne- ja viestintävirasto Traficomille.

Joidenkin tuotteiden turvallisuutta valvotaan useamman eri viranomaisen toimesta, jolloin valvonnasta vastaa lähtökohtaisesti se viranomainen, jonka toimivaltaan kuuluvassa käytössä mahdollinen vaara on havaittu tai jossa tuotetta yleensä käytetään. Epäselvissä tilanteissa talouden toimija voi kuitenkin kääntyä viranomaisen puoleen selvittääkseen, mille viranomaiselle ilmoitukset tulee tehdä.

On tärkeää huomata, että velvollisuus ilmoittaa havaituista riskeistä ja niihin liittyvistä toimenpiteistä voi ulottua myös muiden EU:n jäsenvaltioiden ja ETA-alueen maiden viranomaisiin, jos tuotetta on myyty kotimaan ulkopuolella.

Tavoita tuotteen loppukäyttäjät ja jakelijat

Takaisinvedon onnistumisen kannalta kriittinen vaihe on vakavan riskin tai vaaran aiheuttavan tuotteen hankkineiden loppukäyttäjien ja jakelijoiden tavoittaminen ja asiasta tiedottaminen. Tiedottamisvelvollisuus liittyy loppukäyttäjiin kohdistuvan riskin minimoimiseen. Myös viranomaiset edellyttävät yleisesti ottaen selvitystä siitä, millä tehokkaalla ja täsmällisellä tavalla kuluttajia ja muita loppukäyttäjiä aiotaan tiedottaa tuotteen aiheuttamasta riskistä tai vaarasta.

Tiedottamista koskevat vaatimukset vaihtelevat jonkin verran riippuen siitä, millä viranomaisella on toimivalta takaisinkutsua koskevassa asiassa. Esimerkiksi Tukes asettaa tiedottamiselle Traficomia tiukempia muotovaatimuksia. Pääsääntö on, että tiedottamisen olisi oltava mahdollisimman kattavaa ja tavoittaa kaikki riskin tai vaaran aiheuttavan tuotteen ostaneet loppukäyttäjät. Tiedottamisen on myös oltava selkeää eikä se saa olla sekoitettavissa markkinointiin.

Tavanomaisimpia tiedottamiskeinoja ovat loppukäyttäjien tiedottaminen henkilökohtaisesti esimerkiksi kirjeitse tai puhelimitse, julkinen tiedottaminen esimerkiksi lehti-ilmoituksilla paikallisesti alueilla, joilla tuotetta on myyty, ja tarvittaessa valtakunnallisesti, sekä ilmoitukset valmistajien ja toimitusketjun muiden toimijoiden verkkosivuilla. Jos yrityksellä on sosiaalisen median kanavia, on tiedotus julkaistava myös niissä, sillä ne tavoittavat hyvin loppukäyttäjiä.

Lisätietoa