Tietosuojavaltuutetun toimiston seuraamuskollegio antoi joulukuussa päätöksen koskien työntekijöiden terveystietojen lainvastaista käsittelyä sekä puutteita työntekijöiden informoinnissa. Päätös korostaa erityisesti vaatimusta sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta. Rekisterinpitäjällä on velvoite toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat ja virheelliset henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä. Käytännössä tämä edellyttää sitä, että rekisterinpitäjien järjestelmät mahdollistavat tarpeettomien henkilötietojen poistamisen sujuvasti säännöllisin väliajoin.
Työantajan on työntekijöiden terveystietoja käsitellessään huolehdittava erityisesti seuraavista asioista:
- Henkilöstöhallinnon järjestelmän yhteyteen ei saa tallentaa tietoa sairauspoissaolon syystä (esimerkiksi sairautta, vammaa, niiden laatua tai diagnoositietoa).
- Työntekijöistä ei saa muodostaa erillistä terveydentilahenkilörekisteriä, johon kerättäisiin ja talletettaisiin työntekijöiden terveydentilatietoja, kuten diagnoositietoja.
- Työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot on säilytettävä erillään muista työntekijän henkilötiedoista ja tiedot on poistettava välittömästi sen jälkeen, kun käsittelylle ei ole enää tarvetta.
- Terveydentilatietojen asianmukaista säilytysaikaa on pidettävä suhteellisen lyhyenä, koska lääkärintodistusten tai -lausuntojen taikka muita terveydentilatietoja sisältävien asiakirjojen tai tallenteiden käyttötarkoitukset ovat yleensä erillisiä ja kulloiseenkin työntekijän sairauspoissaolojaksoon liittyviä.
- Työnantajalla on velvollisuus arvioida työntekijän terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyn perustetta ja tarvetta vähintään viiden vuoden välein.
Lisätietoa 9.12.2022 annetusta päätöksestä: https://finlex.fi/fi/viranomaiset/tsv/2022/20221583.
Teknologia, IT ja tietosuoja
Teknologia- ja IT-oikeuteen perehtyneellä ryhmällämme on laaja kokemus teknologiaan ja IT:hen liittyvien kysymysten laadukkaasta hoitamisesta. Avustamme asiakkaitamme jatkuvasti erilaisissa teknologian hyödyntämiseen ja jakelemiseen liittyvissä sopimusjärjestelyissä, kuten lisenssi- ja jakelusopimuksissa.
Työoikeus
Toimimme työnantajan juridisena tukiverkkona HR-kysymyksissä. Olemme mukana rakentamassa uutta organisaatiota ja luomassa työsääntöjä ja työsopimuksia, edustamme asiakkaitamme työsuhteisiin liittyvissä riita- ja rikosasioissa sekä avustamme yhteistoimintaneuvotteluissa.
