Kevään 2021 yhtiökokouksissa terveydelliset, tekniset ja juridiset riskit nivoutuvat yhteen – vinkkejä onnistumiseen pörssiyhtiöille ja First North -yhtiöille

Covid-19-rokote on tulossa toivottavasti jo lähitulevaisuudessa. Toistaiseksi poikkeusolot kuitenkin jatkuvat, eikä tarkkaa rajoitusten poistumisen ajankohtaa vielä tiedetä. Useissa yhtiöissä katseet on jo käännetty kevääseen 2021 ja siihen, miten vuoden suurin lainsäädännön edellyttämä kokoontuminen, varsinainen yhtiökokous, saadaan vietyä läpi turvallisesti, oikeudellisesti pätevästi ja osakkeenomistajien oikeuksia mahdollisimman pitkälle kunnioittavalla tavalla.

Veli ja Mikko kirjasivat alle vastauksiaan yleisesti esitettyihin kysymyksiin.

Kannattaako väliaikaista lakia hyödyntää?

Kuluvan vuoden haasteet ovat vielä kaikilla hyvin muistissa. Osa yhtiöistä ehti ”alta pois” pitämällä yhtiökokouksensa jo ennen kokoontumisrajoitusten alkamista maaliskuussa. Osa improvisoi erilaisilla tila- ja valtakirjajärjestelyillä, ja osa odotti osakeyhtiölain väliaikaista muutosta koskevan lain voimaantuloa toukokuun alussa, mikä mahdollisti kokouspaikalle tulevien osakkeenomistajien määrän rajoittamisen.

Tarve väliaikaiselle lainsäädännölle johtui siitä, että normaalioloissa noudatettavan niin sanotun varsinaisen osakeyhtiölain mukaan osakkeenomistajilla on aina halutessaan oikeus osallistua kokoukseen kokouspaikalla. Tämä on tietysti merkittävä riski vallitsevassa tilanteessa, ja voi johtaa siihen, että kaikin puolin hyvin valmisteltu kokous joudutaan viime hetkillä peruuttamaan terveyteen liittyvistä turvallisuussyistä.

Väliaikaisen lain tarkoituksena on minimoida tartunta- ja muut terveydelliset riskit läsnäolijoiden määrää rajoittamalla. Näin varmistetaan se, että kokous saadaan ylipäätään pidettyä, sekä se, että keskeiset päätökset esimerkiksi osingonmaksusta ja hallituksen kokoonpanosta tehdään ajallaan.

Väliaikainen laki on voimassa ja yhtiöiden hallitusten keinovalikoimassa kesäkuun 2021 loppuun asti. Sen hyödyntämistä ei tarvitse perustella mitenkään. Laki on voimassa myös täysin riippumatta mahdollisesta (ja toivottavasta) tautitilanteen parantumisesta ja kokoontumisrajoituksista luopumisesta. Lain väliaikaisuus jo itsessään perustelee sitä, että vuoteen 2021 voi myös suhtautua välivuotena, jonka jälkeen tullaan toivottavasti palaamaan normaalitilanteeseen.

Lain hyödyntäminen tarkoittaa käytännössä, että yhtiön hallitus voi päättää kokouksen järjestämisestä pelkästään etäkokouksena tai siten, että kokoukseen saavat tulla paikalle vain valtuutetut asiamiehet. Kirjoitimme etäkokouksesta ja asiamieskokouksesta aiemmin täällä.

Väliaikaisen lain hyödyntäminen tarkoittaa väistämättä osakkeenomistajien oikeuksiin puuttumista ainakin verrattuna normaalioloissa järjestettävään varsinaisen osakeyhtiölain mukaiseen yhtiökokoukseen. Useissa yhtiöissä omistajarakenne on sellainen, että kokoukseen osallistuminen paikan päällä voi olla suurellekin osalle osakkaista toivottavin vaihtoehto.

Punninta eri vaihtoehtojen välillä pitää kuitenkin tehdä oikeassa kontekstissa, eli vertailemalla väliaikaisen lain ja varsinaisen osakeyhtiölain mukaisen yhtiökokouksen pitämistä nimenomaan poikkeusoloissa. 

Kuten kuluvan vuoden osalta tiedämme, myös varsinainen osakeyhtiölaki mahdollistaa erilaisia toimia terveysriskien vähentämiseksi poikkeusoloissa. Kirjoitimme näistä viime keväänä täällä.

Mikään näistä varsinaisen osakeyhtiölain mahdollistamista keinoista ei kuitenkaan täysin poista sitä riskiä, että kokous voidaan joutua viime hetkillä peruuttamaan, mikäli mittavistakin tila- ja muista järjestelyistä sekä osakkeenomistajille annetuista kehotuksista huolimatta kokouspaikalle saapuu turvallisuusrajat ylittävä määrä osallistujia. Vaikka epidemiatilanne kokouskutsun toimittamishetkellä olisi parempi, tilanne voi yhtiökokouksen pitohetkeen mennessä muuttua merkittävästi, ja viranomaismääräysten mahdollinen kiristyminen voi kokonaan estää kokouksen pitämisen. Jos kokous järjestetään varsinaisen osakeyhtiölain puitteissa, sallien osakkeenomistajien saapuminen kokouspaikalle, ei voida myöskään sivuuttaa mahdollisiin taudinleviämistapauksiin liittyvää maineriskiä.

Jos kokouksen osallistujamäärää halutaan hallita, kannattaako järjestää väliaikaisen lain mukainen asiamieskokous vai etäkokous?

Väliaikaisen lain mukaisessa asiamieskokouksessa osakkeenomistajat eivät osallistu kokoukseen kokouspaikalla, vaan heitä edustavat siellä asiamiehet, jotka voivat siis olla fyysisesti kokouksessa paikalla. Tämä tarkoittaa, että lähtökohtaisesti vain fyysisesti läsnä olevien osakkeenomistajien määrä rajoittuu, mutta asiamiesten lisäksi kokouspaikalla on kuitenkin oltava edelleen tarvittava määrä yhtiön hallituksen ja toimivan johdon edustajia, teknistä henkilökuntaa sekä kokouksen puheenjohtaja ja pöytäkirjan tarkastaja.

Yhtiön on asiamieskokouksessa nimettävä osakkeenomistajien käytettäväksi asiamies, jonka kuluista yhtiö vastaa. Tämän lisäksi osakkeenomistajat voivat valita myös muun asiamiehen, mistä seuraa myös, että läsnäolijoiden määrä ei ole täysin yhtiön hallittavissa.

Väliaikaisen lain mukaisessa etäkokouksessa sen sijaan läsnäolijoiden määrä on paremmin yhtiön hallittavissa, koska oikeuksien käyttö tapahtuu pelkästään ennakkoon ja/tai etänä. Paikalla on oltava käytännössä vähintään vain kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjan tarkastaja. Hallituksen puheenjohtajan ja toimitusjohtajan läsnäolo on suotavaa, mutta heidänkin osaltaan puheenvuorot voidaan lähettää striimattuina tai ennalta nauhoitettuina.

Yhtenä vaihtoehtona on myös etäkokous, johon vain asiamiehet saavat osallistua, ja hekin vain ennakkoon ja/tai etänä. Vaikka tämä vaihtoehto on täysin ”laillinen”, kannattaa kuitenkin huomioida, että osakkeenomistajien kannalta tätä vaihtoehtoa voidaan pitää jopa tylynä, etenkin jos kokouksesta ei järjestetä esimerkiksi videostriimausta. Etäkokouksella, johon kaikki osakkaat (eivätkä vain asiamiehet) saavat osallistua joko ennakkoon äänestämällä tai ajantasaisen etäyhteyden välityksellä, saavutetaan kokouspaikan osallistujamäärän hallinnan näkökulmasta käytännössä yhtä hyvä lopputulos.

Mitä oikeuksien käyttö ennakkoon tarkoittaa?

Väliaikaisen lain mukaisissa etä- ja asiamieskokouksissa osakkeenomistajien kyselyoikeus tapahtuu ennakollisesti yhtiökokouskutsussa määritellyssä aikataulussa, eli kysymykset lähetetään ja yhtiö vastaa niihin kirjallisesti jo ennen kokousta. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan yhtiön nettisivuilla.

Vastaavasti myös osakkeenomistajien oikeus tehdä vastaehdotuksia yhtiökokouskutsun sisältämiin päätösehdotuksiin toteutuu ennen kokousta. Mahdolliset vastaehdotukset julkaistaan yhtiön nettisivuilla ennen kokousta. Yhtiökokouksessa äänestykseen tulee kuitenkin ottaa vain sellaiset vastaehdotukset, jotka on tehty sellaisten osakkeenomistajien toimesta, jotka omistavat yksin tai yhdessä vähintään sadasosan (1/100) yhtiön kaikista osakkeista. Yhtiölle itselleen tai yhtiön määräysvallassa oleville yhteisöille kuuluvia osakkeita ei lasketa mukaan. On lisäksi huomioitava, että vastaehdotuksen tehneiden tahojen on omistettava vähintään sadasosa yhtiön osakkeista paitsi vastaehdotuksen tekemishetkellä myös yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä (eli 8 arkipäivää ennen yhtiökokousta).

Väliaikaisen lain mukaisiin kokouksiin liittyy tältä osin myös riski, jota ei ole varsinaisen osakeyhtiölain mukaisissa kokouksissa. Väliaikaisen lain mukaan kaikissa päätettävissä asioissa äänestysvaihtoehtoina on oltava ”kyllä” ja ”ei”, jos on vain yksi päätösehdotus. Tämä tarkoittaa, että myös niiden päätöskohtien osalta, joita ei varsinaisen osakeyhtiölain mukaisessa kokouksessa voisi vastustaa tekemättä vastaehdotusta (kuten esimerkiksi hallituksen jäsenten valitseminen tai palkkioista päättäminen), on nyt esitettävä äänestysvaihtoehtoina ”kyllä” ja ”ei”. Tämän takia päätösehdotus voi väliaikaisen lain nojalla tulla hylätyksi ei-äänillä sillä seurauksella, että päätöksen aikaan saamiseksi on järjestettävä uusi yhtiökokous. Tätä riskiä voi kuitenkin hallita varmistamalla, että osakkaat muistavat käyttää äänioikeuttaan ajallaan.

Väliaikaisen lain mukaisissa kokouksissa myös osakkeenomistajan oikeus saada haluamansa asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi on rajattu vain osakkaille, joilla on vähintään sadasosa (1/100) yhtiön kaikista osakkeista.

Mitä riskejä eri äänestystapoihin liittyy väliaikaisen lain mukaisessa etäkokouksessa?

Väliaikaisen lain mukaisissa etäkokouksissa äänestäminen voi tapahtua joko ennakkoon, reaaliaikaisesti kokouksen aikana tai sekä että.

Äänestyksen rajaaminen ennakkoäänestykseksi on suositeltavaa, koska tällöin kokouksen alkaessa käytännössä kaikki ”juridiikka” on jo selvillä, kun osakkeenomistajien kyselyoikeus, vastaehdotusoikeus ja äänestysoikeus ovat jo kaikki käyty ennakollisesti ja pätevästi läpi.

Jos etäkokouksessa halutaan kuitenkin käyttää myös reaaliaikaista äänestämistä, kannattaa tähän liittyvät riskit punnita huolella etukäteen. Jos reaaliaikainen etä-äänestys epäonnistuisi teknisesti, johtaisi tämä myös juridiseen riskiin, eli mahdollisiin väitteisiin kokouksen tai siellä tehtyjen päätösten pätemättömyydestä.

Asiamieskokouksessa reaaliaikaisessa äänestämisessä ei ole vastaavaa teknistä ja siitä seuraavaa juridista riskiä, jos äänestäminen tapahtuu normaaliin tapaan kokouspaikalla asiamiesten toimesta.

Mitä riskejä kokouksen striimaukseen liittyy väliaikaisen lain mukaisessa etäkokouksessa?

Kokouksen live-striimaus on ollut jollakin yhtiöillä käytössä jo pitkään. Striimauksella ei ole mitään suoraa osakeyhtiöoikeudellista tai muuta juridista merkitystä. Tämä tarkoittaa, että striimauksen teknisellä onnistumisella tai epäonnistumisella ei ole vaikutusta kokouksen tai siellä tehtyjen päätösten pätevyyteen. Videostriimiä seuraavien osakkeenomistajien ei oikeudellisesti myöskään katsota osallistuvan yhtiökokoukseen.

Poikkeuksena tähän ovat kokoukset, joita voi seurata ja joissa voi myös käyttää oikeuksia esimerkiksi äänestämällä reaaliaikaisesti etänä. Tällöin osakkeenomistajien katsotaan juridisesti osallistuvan yhtiökokoukseen. Käytännössä kokoukseen osallistuminen edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista tai muuta luotettavaa tapaa tunnistaa osakkeenomistajat. Jotta etä-äänestäminen reaaliaikaisesti on mahdollista, tulee kokous ja sen tapahtumat luonnollisesti myös striimata tai muuten teknisesti saattaa reaaliaikaisesti etäosallistujien tietoon. Mikäli tällaisessa tapauksessa striimauksessa epäonnistutaan teknisesti, voi tämä johtaa myös juridiseen riskiin eli mahdollisiin pätemättömyysväitteisiin.

Millaisen kokouksen te järjestäisitte keväällä 2021?

Yhtiökokous järjestetään aina yhtiön tarpeiden mukaisesti, ja hyviä, toteuttamiskelpoisia vaihtoehtoja on monia. Siinä hypoteettisessa tilanteessa, että saisimme itse yksin päättää kevään 2021 yhtiökokouksen järjestämisestä, tekisimme sen todennäköisesti seuraavasti:

Järjestäisimme väliaikaisen lain mukaisen etäyhtiökokouksen jo yksin sen takia, että se on ainoa täysin varma tapa paikalla olevien henkilöiden määrän hallintaan.

Väliaikaisen lain mukaisessa etäyhtiökokouksessa osakkeenomistajien kyselyoikeus ja vastaehdotusoikeus toteutuvat ennakkoon. Järjestäisimme etäyhtiökokouksen niin, että näiden ohella myös äänestäminen tapahtuisi pelkästään ennakkoon. Tällä tavalla pyrkisimme eliminoimaan reaaliaikaiseen äänestämiseen liittyvät tekniset ja siitä seuraavat juridiset riskit.

Lisäksi live-striimaisimme kokouksen ilman reaaliaikaista äänestämismahdollisuutta. Järjestäisimme etäkokouksen joko yhtiön omissa toimitiloissa taikka ulkopuolisen palveluntarjoajan tiloissa siten, että hallituksen puheenjohtaja avaisi kokouksen, kokouksen puheenjohtaja johtaisi puhetta ja etäkokous etenisi muutenkin mahdollisimman normaalisti. Kokouksessa voitaisiin mahdollisimman normaaliin tapaan käyttää myös muita puheenvuoroja, sisältäen esimerkiksi toimitusjohtajan katsauksen, tilintarkastajan puheenvuoron tilintarkastuksesta sekä mahdollisen osakkeenomistajien nimitystoimikunnan puheenjohtajan esityksen hallituksen jäseniä ja näiden palkitsemista koskevista ehdotuksista. Puheenvuorot voitaisiin pitää joko kokoustiloista käsin tai siten, että puheenvuorojen käyttäjät ovat myös etäyhteyden päässä. Puheenvuoroja voitaisiin tarpeen mukaan nauhoittaa myös etukäteen.

Näin toimimalla pyrkisimme parantamaan osakkeenomistajien kokemusta tästä välivuoden kokouksesta, kuitenkin ilman striimauksen mahdollisesta teknisestä epäonnistumisesta seuraavia juridisia riskejä.

Lisätietoa